Önce-sonra fotoğrafları güzellik sektörünün en güçlü araçlarından biridir: hem işlemin sonucunu belgeler hem de sosyal medyada salonun en iyi reklamı olur. Ancak bir müşterinin yüzünü ya da vücudunu gösteren fotoğraf kişisel veridir. Bu yazıda fotoğrafları çekerken, saklarken ve paylaşırken dikkat etmeniz gereken noktaları pratik olarak ele alıyoruz.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. İşletmenize özel durumlar için bir avukat veya KVKK danışmanından destek almanızı öneririz.
Fotoğrafı neden çekiyorsunuz? Amacı ayırın
Aynı fotoğraf iki farklı amaçla kullanılabilir ve ikisinin gerekleri farklıdır:
- Kayıt amaçlı (iç kullanım): İşlemin sonucunu belgelemek, bir sonraki işlemi planlamak, olası bir şikâyette işlem öncesi durumu göstermek.
- Tanıtım amaçlı (paylaşım): Instagram, web sitesi, broşür.
Müşteri, kayıt için fotoğraf çekilmesini kabul edip paylaşılmasını istemeyebilir. Bu yüzden iki izni ayrı ayrı sorun.
İzin nasıl alınmalı?
- Yazılı ve ayrı: Genel bir "kuralları kabul ediyorum" metninin içine gömülü izin yerine, fotoğraf için ayrı ve açık bir onay alın.
- Anlaşılır: "Fotoğraflarınız yalnızca salon içinde kayıt amaçlı saklanacaktır" ya da "Fotoğraflarınız yüzünüz görünmeyecek şekilde Instagram hesabımızda paylaşılabilir" gibi net ifadeler kullanın.
- Geri alınabilir: Müşteri izni sonradan geri çekebilmelidir. Paylaşılmış bir fotoğrafın kaldırılması talep edilirse kaldırın.
Sağlıkla ilgili bilgilere ekstra dikkat
Alerjiler, cilt hastalıkları, ilaç kullanımı gibi bilgiler sağlık verisi niteliği taşıyabilir ve KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır. Bu tür bilgiler için daha sıkı kurallar geçerlidir; müşteriden açık rıza alınması ve bilgiye yalnızca gerekli kişilerin erişebilmesi en güvenli yaklaşımdır.
Fotoğrafları nerede saklamamalısınız?
- Personelin kişisel telefon galerisi: Telefon kaybolabilir, yedeklenip başka hesaplara gidebilir, personel ayrılınca fotoğraflar onunla gider.
- WhatsApp grupları: Fotoğraflar birçok cihaza kopyalanır, kontrolü kaybedersiniz.
- Herkese açık bulut klasörleri: Bağlantıyı bilen herkes erişebilir.
Nerede saklamalısınız?
Fotoğrafları müşteri kaydıyla birlikte, yalnızca salonun yetkili kullanıcılarının görebildiği bir sistemde tutun. İdeal sistem şunları sağlar:
- Fotoğraflar bağlantıyla dışarıdan açılamaz, yalnızca giriş yapmış salon kullanıcısı görür.
- Müşteri kaydı silindiğinde fotoğrafları da silinir.
- Gereksiz yere büyük dosyalar saklanmaz; fotoğraf makul bir çözünürlüğe küçültülür.
Sosyal medyada paylaşmadan önce kontrol listesi
- Müşterinin paylaşım için ayrıca izni var mı?
- Yüz görünmeli mi, yoksa sadece işlem bölgesi yeterli mi?
- Fotoğrafta müşterinin adı, telefonu, dövmesi gibi tanınmasını sağlayacak başka bir şey var mı?
- Fotoğraf düzenlenmişse (filtre, rötuş), bu sonucu yanıltıcı gösteriyor mu?
SalonCRM'de fotoğraflar nasıl korunur?
SalonCRM'in bakım kartı özelliğinde yüklenen önce/sonra fotoğrafları, web'den doğrudan erişilemeyen korumalı bir klasörde saklanır ve yalnızca salonun kendi panelinden görüntülenebilir. Fotoğraflar otomatik olarak makul boyuta küçültülür; müşteri veya not silindiğinde dosyalar da silinir. Müşteri kartındaki KVKK onay takibi ile hangi müşterinin onay verdiğini de aynı ekrandan görebilirsiniz.