Akşam salon kapanırken çekmecedeki parayı saymak çoğu işletmede alışkanlıktır. Ama sayılan tutarın ne olması gerektiğini bilmeden yapılan sayım, sadece "bugün şu kadar nakit var" bilgisini verir. Kasa açığını yakalamak, hatalı girilen tahsilatı bulmak ve personelle "para nereye gitti" tartışmasını bitirmek için gerçek bir gün sonu kasa kapanışı gerekir.
Kasa kapanışı ile kasa sayımı arasındaki fark
Kasa sayımı yalnızca elinizdeki nakdi gösterir. Kasa kapanışı ise bunu olması gereken tutarla karşılaştırır:
- Güne devreden nakit (sabah çekmecede bıraktığınız bozuk para ve önceki günden kalan)
- + Gün içindeki nakit tahsilatlar (hizmet, ürün, paket ödemeleri, kapora)
- − Gün içinde kasadan yapılan nakit harcamalar (çay-kahve, kargo, küçük malzeme)
- = Kasada olması gereken nakit
Saydığınız tutar bu rakamla aynıysa kasa tamdır. Fazla ya da eksik çıkıyorsa, fark o gün içinde kaydedilmemiş ya da yanlış kaydedilmiş bir hareketi işaret eder.
Kasa neden eksik ya da fazla çıkar?
Deneyimlerimize göre kasa farklarının büyük kısmı kötü niyetten değil, kayıt alışkanlıklarından kaynaklanır:
- Yanlış ödeme yöntemi: Kartla ödeyen müşterinin tahsilatı "nakit" yazılmıştır. Kasa eksik görünür ama para POS'tadır.
- Kaydedilmeyen küçük harcamalar: Kasadan alınıp market alışverişine giden 150 ₺ deftere yazılmamıştır.
- Para üstü hataları: Yoğun saatte verilen para üstünde küçük farklar birikir.
- Bölünmüş ödemeler: Müşteri yarısını nakit, yarısını kartla ödemiştir ama tamamı tek yönteme yazılmıştır.
- Gün içinde kasadan alınan para: Sahibi öğleden sonra bankaya yatırmak için para almış, bunu not etmemiştir.
Adım adım gün sonu kasa kapanışı
1. Önce sistemdeki kayıtları tamamlayın
Sayıma başlamadan önce günün tüm randevularının tamamlandı olarak işaretlendiğinden ve ödeme yöntemlerinin doğru seçildiğinden emin olun. Kasadan yapılan harcamaları da gider olarak girin. Eksik kayıtla yapılan kapanış her zaman yanlış fark verir.
2. Nakdi sayın
Banknotları ve bozuk paraları ayrı ayrı sayın. Mümkünse sayımı tek kişi değil, iki kişi birlikte yapsın.
3. Kart toplamını POS raporuyla karşılaştırın
POS cihazınızın gün sonu (Z) raporundaki toplamı, sistemde "kart" olarak kaydedilen tahsilatlarla karşılaştırın. Nakit eksik, kart fazla çıkıyorsa büyük ihtimalle bir ödeme yanlış yönteme yazılmıştır.
4. Farkı kaydedin, görmezden gelmeyin
Küçük bir fark bile kaydedilmelidir. Tek günlük 30 ₺ önemsiz görünebilir; ama bir ay boyunca hep aynı yönde çıkan fark, düzeltilmesi gereken bir alışkanlığı gösterir.
5. Kasadan alınan ve devreden tutarı belirleyin
Akşam bankaya yatırılacak ya da sahibine verilecek tutarı ayırın. Çekmecede kalan para, ertesi günün açılış nakdi olur. Bu tutarı yazmazsanız ertesi günün kapanışı da yanlış hesaplanır.
Kasa farkını azaltmak için 5 alışkanlık
- Tahsilatı randevu kapanırken girin. Akşama bırakılan kayıtlar unutulur.
- Bölünmüş ödemeyi ayrı yazın. 1.000 ₺'nin 400 ₺'si nakit, 600 ₺'si kartsa iki ayrı yöntem seçin.
- Kasadan çıkan her parayı fişe bağlayın. Fiş yoksa kısa bir not yeterli.
- Kapanışı her gün yapın. Üç günü birden kapatmaya çalışınca farkın hangi gün oluştuğunu bulamazsınız.
- Farkları haftalık gözden geçirin. Hangi gün, hangi personelin vardiyasında fark çıktığını görmek sorunu hızla çözer.
SalonCRM ile kasa kapanışı
SalonCRM'de Muhasebe → Kasa Kapanışı ekranı, günün nakit gelir ve giderlerini randevu ve gider kayıtlarından otomatik toplar; önceki günün kapanışından devreden tutarı kendisi getirir. Siz sadece çekmecede saydığınız tutarı ve kasadan aldığınız parayı yazarsınız. Sistem "Kasa tam", "Kasa 150 ₺ eksik" ya da "Kasa 50 ₺ fazla" diye anında gösterir, yarına devreden tutarı hesaplar ve kapanışı geçmişe kaydeder. Kart ve havale toplamları da aynı ekranda POS kontrolü için ayrıca listelenir. Kapatılmamış günler ise ekranın üstünde uyarı olarak çıkar.
Gelir-gider takibinin tamamını görmek için gelir gider takip programı sayfamıza göz atabilirsiniz.